Obowiązki dot. RODO

Na Okręgowych Zarządach PZD i zarządach ROD spoczywają następujące obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych:

• OZ PZD mają obowiązek prowadzenia w formie pisemnej lub elektronicznej rejestru członków PZD oraz rejestru członków organów ROD z terenu ich działania. Podstawą tworzenia i dokonywania zmian w rejestrach są zestawienia przekazywane przez zarządy ROD (w zakresie członków PZD) oraz przez prezesów zarządów ROD, przewodniczących komisji rewizyjnych i rozjemczych ( w zakresie członków organów ROD).
• dane członków PZD oraz członków organów ROD powinny być wykorzystywane tylko dla realizacji zadań statutowych PZD. Nie można ich udostępniać osobom trzecim bez zgody osoby, której one dotyczą (o ile ich udostępnienia nie wymaga przepis prawny). W szczególności dotyczy to danych wrażliwych np. informacji o stanie zdrowia działkowca, który korzysta z przywileju wjazdu samochodem na teren ogrodu.
• zarządy ROD oraz OZ PZD powinny zapewnić, aby dane członków PZD oraz członków organów ROD:

1. 1. były wykorzystywane zgodnie z prawem;
   2. były zbierane dla jasno określonych, zgodnych z prawem celów;
   3. nie były wykorzystywane do innych celów niż te, dla których zostały zebrane;
   4. były aktualne, a ich treść zgodna ze stanem faktycznym;
   5. były adekwatne do celu ich wykorzystania – zakres danych nie może wykraczać poza niezbędny do zrealizowania celu, jakiemu przetwarzanie danych ma służyć;
   6. nie były wykorzystywane dłużej, niż wymaga tego realizacja celu, dla którego zostały zgromadzone. Jeśli zatem cel, do realizacji którego dane osobowe pozyskano, został osiągnięty, to należy dane usunąć. W szczególności dotyczy to danych osób, których członkostwo ustało.

• OZ PZD i zarządy ROD powinny pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu pomieszczeń, w którym przechowywane są deklaracje członkowskie, uchwały o nadaniu członkostwa w PZD i przydziale działki w ROD, dokumenty potwierdzające uzyskanie mandatu członka organu oraz inne dokumenty z tym związane (np. rejestry, zestawienia). Pomieszczenie, w którym przechowywane są dane osobowe powinno być wyposażone w zamek, odpowiednie otwory okienne oraz szafy pancerne i inne urządzenia. Jeżeli dane te są przechowywane na komputerze, dostęp do nich musi być zabezpieczony hasłem.
• Osoby, które mają dostęp do danych działkowców powinny posiadać pisemne upoważnienie do przetwarzania tych danych. Zarządy ROD lub OZ PZD mają obowiązek prowadzenia ewidencji wydanych upoważnień oraz powinny sprawować nadzór nad przetwarzaniem danych przez te osoby.