Komisja Rewizyjna ROD Relaks w Szczakach przedstawiła w 2023 roku dwa ważne komunikaty dotyczące spraw organizacyjnych, finansowych oraz technicznych funkcjonowania Ogrodu. Posiedzenia dotyczyły między innymi kontroli realizacji zadań przyjętych przez Walne Zebranie, analizy dokumentów finansowych, kwestii remontu studni oraz zasad związanych z wymianą podliczników energii elektrycznej.
Komunikat nr 1 Komisji Rewizyjnej ROD Relaks w Szczakach z dnia 15.07.2023.
Komisja Rewizyjna informuje Działkowców o ustaleniach, dokonanych przez Komisję na posiedzeniu odbytym w dniu 09 lipca 2023.
Komisja obradowała w pełnym składzie, a wyjaśnień udzielał Prezes Zarządu – Pan Włodzimierz Dubielis. Szczególnie ważne dla Działkowców tematy tego posiedzenia omówione są poniżej:
- Omówiono wyniki inwentaryzacji/spisu z natury środków trwałych, należących do Ogrodu. Obecnego w tym punkcie obrad Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej zobowiązano do zakończenia spisu do dnia 15 września 2023 r. łącznie ze skierowaniem pisma do firmy księgowej w sprawie sporządzenia arkusza różnic inwentarzowych i protokołu rozbieżności.
- Po sprawdzeniu faktur wystawionych za remont studni (2022 r.) oraz umowy z firmą hydrauliczną w zakresie prac na które opiewa umowa, Komisja Rewizyjna zwróciła się do Zarządu o udzielenie dodatkowych, szczegółowych wyjaśnień w terminie do 05 sierpnia 2023 r.
- Szeroko omówiono sprawę wymiany podliczników energii elektrycznej, ustalono co następuje:
- Ogród nie korzysta na ten cel ze środków publicznych, zatem zakup podliczników nie jest realizowany z zastosowaniem Prawa Zamówień Publicznych (PZP), a co za tym idzie nie ma obowiązku przeprowadzenia przetargu jako takiego. Wybór firmy, z którą podpisano umowę (w dniu: 14. 06. 2023 r.) o wymianę podliczników został dokonany przez Zarząd na podstawie nadesłanych 5 ofert (od wybranych firm),
- Komisja Rewizyjna zaleca przygotowanie (przegłosowanie i przyjęcie) regulaminu zakupów (np. na podstawie sposobu reprezentacji wg. statutu, do jakiej kwoty i jak (wspólnie czy we troje itd.) działają Członkowie Zarządu).
- Zalecono modyfikację formy zapłaty za wymianę i montaż podliczników energii elektrycznej. W obecnej formie niejasna pozostaje rola Zarządu ROD Relaks w przekazywaniu opłat za ww. podliczniki. Ponadto, Zarząd nie może podpisywać imiennych umów, za wymianę podliczników, które są własnością Działkowców.
- Komisja Rewizyjna sugeruje wykonanie opinii prawnej dla zapisu mówiącego o odłączeniu prądu Działkowcom, którzy nie dokonają wymiany podlicznika oraz odnośnie obowiązku korzystania z tej konkretnej oferty.
- Komisja Rewizyjna wnosi o wyjaśnienie przez Zarząd, co z podlicznikami, które nadal poosiadają czynną/ważną legalizację.
- Komisja Rewizyjna zaleca, uwzględniając sugestie Działkowców, zainstalowanie okienek rewizyjnych w skrzynkach z podlicznikami, aby Działkowcy mieli dostęp do stanu licznika, oraz ważności jego legalizacji.
- Zalecono umieszczenie na stronie internetowej ROD Relaks informacji o kosztach energii elektrycznej (250 kWh na działkę) powyżej może wzrosnąć cena 1kWh w przypadku podniesienia ww. opłat.
W imieniu Komisji Rewizyjnej ROD „Relaks” Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Janusz Utrata
Komunikat nr 2 Komisji Rewizyjnej ROD Relaks w Szczakach z dnia 05. 08. 2023 roku
Tematem posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 5 sierpnia 2023 roku było przeprowadzenie kontroli realizacji przyjętych przez Walne Zebranie zadań na rok 2023.
Kontrola obejmowała:
- Wykonanie preliminarza rachunku zysków i strat w porównaniu z przyjętym planem wydatków, za I półrocze br.
- Preliminarza finansowego funduszu rozwoju za I półrocze 2023 r. w porównaniu z planem wydatków.
Kontrolę przeprowadzono na podstawie poniższych dokumentów:
- Zestawienia przedstawiającego wykonanie funduszu wynagrodzeń konto 404,
- Zestawienia obrotów i sald za okres: 1 stycznia do 30 czerwca2023 r.,
- Zestawienia zaksięgowanych faktur (na koncie 402) dotyczących zakupu usług obcych,
- Zestawienia zaksięgowanych faktur (na koncie 401)dotyczących zakupu materiałów,
- Zestawienia zaksięgowanych faktur dotyczących wydatków z funduszu rozwoju.
Analizując powyższe dokumenty w porównaniu z przyjętym przez Walne Zebranie preliminarzem rachunku zysków i strat oraz preliminarzem wydatków w ramach funduszu rozwoju Komisja Rewizyjna nie stwierdza zagrożeń w przekroczeniu poszczególnych zaplanowanych wydatków.
Zalecenia dla Zarządu ROD
Komisja Rewizyjna zaleciła Zarządowi ROD:
- Przygotowanie do sprawdzenia pod względem merytorycznym, finansowym i księgowym na następne posiedzenie Komisji Rewizyjnej faktur za materiały budowlane, usługi księgowe, usługi informacyjne, wywóz śmieci, usługi hydrauliczne oraz usługi porządkowe.
- Przegotowanie projektu regulaminu zakupów.
- Przygotowanie projektu nowego regulaminu opłat za energie elektryczną.
- Zasięgnięcia opinii prawnej w sprawie wyłączenia prądu gdy licznik stracił ważność i nie został wymieniony przez działkowca.
- Umieszczenia tabliczek informujących o wykonaniu prac z przyznanego grantu europejskiego (rewitalizacja stawu).
- Przestrzeganie zapisów obowiązujących uchwał KR PZD.
W imieniu Komisji Rewizyjnej ROD „Relaks” Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
/-/ Janusz Utrata
